General
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Radzivon Aljovik
Entusiasta de la automatización de bajo código
2 de mayo de 2024
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En pocas palabras, la gestión del flujo de trabajo es un conjunto de prácticas y métodos para optimizar los procesos de trabajo. Su principal objetivo es resolver problemas concretos mediante la supervisión constante, la documentación y la revisión de los enfoques adoptados anteriormente. Al mismo tiempo, las tareas clave de la gestión del flujo de trabajo son mejorar la calidad de los resultados, reducir los riesgos asociados a los errores, aumentar la satisfacción de tus clientes y empleados, y minimizar los recursos gastados; de hecho, aquí es donde su valor empresarial se hace evidente y esencial.
En los últimos años, las organizaciones han invertido cada vez más en la introducción de herramientas de software para optimizar sus enfoques del flujo de trabajo de gestión. Prueba de ello son las estadísticas proporcionadas por Research Reports World, que afirma que, a partir de 2021, el tamaño del mercado mundial de sistemas de gestión del flujo de trabajo crecerá a una TCAC del 26,17 % y alcanzará la cifra récord de 58600,12 millones de USD en 2027. Sin embargo, antes de implantar nada, es esencial comprender por qué es necesario, qué necesitas exactamente y si es necesario en absoluto, ¿verdad?
Por eso hemos decidido revelar en este artículo las principales disposiciones de la gestión del flujo de trabajo, considerar varios enfoques al respecto y también compartir las mejores prácticas de gestión del flujo de trabajo. Así que, empecemos.
En primer lugar, echemos un vistazo al diagrama de flujo de trabajo de la Gestión del Flujo de Trabajo. A primera vista parece confuso y complicado, pero es sólo a primera vista, en realidad todo es bastante sencillo, ¡entendámoslo!
Si crees que el seguimiento del estado de los procesos de trabajo en tu empresa es a menudo difícil, y que el control sobre ellos es insuficiente, ésta es una buena razón para pensar en implantar la gestión del flujo de trabajo. En particular, si tú o tus empleados os sentís habitualmente confusos sobre qué hacer a continuación, por ejemplo, responder a los correos electrónicos entrantes, llamar a los clientes o discutir las cadenas de suministro con los socios, definitivamente lo necesitáis. De hecho, a medida que tu empresa crezca, la lista de problemas de este tipo se acumulará y, en algún momento, será imposible tomar el control de la situación.
Por otro lado, mediante la introducción de una supervisión constante de las operaciones de tu empresa, la comprobación de su rendimiento y la optimización, podrás eliminar las lagunas existentes y conseguir mejores KPI para todas las direcciones clave de tu empresa.
Al mismo tiempo, la superación puntual de los problemas existentes no es el punto final en la mejora de tus flujos de trabajo, porque éstos experimentan cambios específicos a lo largo del tiempo en función de las nuevas tendencias del mercado, las necesidades de la audiencia, las estrategias de la competencia y tu plan de ampliación. Lo que funcionó bien para mejorar el rendimiento de tu empresa hace un año puede resultar ineficaz hoy. Esto significa que también son inevitables el análisis constante de la eficacia y la adaptación a estos cambios externos e internos.
Antes de pasar a las mejores prácticas de gestión de flujos de trabajo, consideremos los tipos de flujos de trabajo. Los generalmente aceptados son los flujos de trabajo paralelos y secuenciales:
El primer tipo implica la ejecución sincrónica de partes separadas de una tarea global por empleados cuyas competencias no se solapan. En términos sencillos, mientras uno de los cocineros amasa la masa de la pizza, otro puede preparar los ingredientes, y un tercero puede trabajar en la salsa. Como resultado, un flujo de trabajo de este tipo, que sólo tiene un objetivo global -hacer la pizza-, se divide en subtareas que pueden distribuirse entre los distintos miembros del equipo. La optimización de un flujo de trabajo de este tipo suele conseguirse mejorando la calidad de la interacción entre estos miembros y simplificando las tareas asignadas a cada uno de ellos.
El segundo tipo consiste en dividir una tarea global en una cadena de subtareas secuenciales con plazos fijos. Además, sólo un miembro del equipo es responsable de cada tarea; sin embargo, cada tarea posterior sólo puede comenzar una vez finalizada la anterior. Si consideramos este modelo de organización del flujo de trabajo con ejemplos de la vida real, lo más adecuado sería hornear pan: primero, un cocinero mezcla los ingredientes en las proporciones correctas, luego otro amasa la masa, un tercero forma una barra de pan y un cuarto la hornea. Hasta que un cocinero no haya completado con éxito una determinada etapa, los demás cocineros no podrán pasar a las siguientes. En cuanto a las posibilidades de optimizar un flujo de trabajo secuencial, esto puede lograrse ampliando la competencia de cada miembro del equipo (de modo que cada uno de ellos pueda ayudar al otro o sustituirlo completamente en caso de retraso).
Si quieres aún más ejemplos, puedes consultar la siguiente imagen: representa perfectamente la diferencia entre los dos tipos de flujo de trabajo descritos anteriormente.
Una variante más compleja de un flujo de trabajo secuencial es el dirigido por reglas. Determina acciones en cada nueva etapa en función de los resultados de la anterior.
Por ejemplo, al hacer pan, si la masa no ha subido lo suficiente durante la fase de amasado, el cocinero responsable de esta fase puede asumir las responsabilidades del que realizó la fase anterior, en concreto, preparar una nueva mezcla de levadura y añadirla a la masa previamente preparada.
A la hora de elegir un tipo concreto de flujo de trabajo, debes basarte principalmente en la competencia de cada uno de los miembros de tu equipo. Si todos son polivalentes, puedes elegir un tipo secuencial. Esto facilitará la rápida identificación y corrección de las lagunas en tus procesos. Aun así, también te llevará más tiempo completar la tarea. Por otra parte, un enfoque paralelizador puede aumentar la productividad de tu equipo. Sin embargo, no todas las tareas globales pueden dividirse en subtareas disjuntas.
En este apartado, consideraremos los componentes clave del flujo de trabajo de gestión. Conocerlos y entender por qué son necesarios te ayudará a tomar decisiones más informadas sobre la optimización de la gestión.
Los componentes principales están claros, pero parecen bastante inconexos entre sí, ¿no? Una forma natural de unirlos sería introducir soluciones que puedan consolidarlos todos, como Latenode.
Latenode es una plataforma de integración de bajo código orientada a la automatización del flujo de trabajo. Con ella, puedes crear y agilizar procesos entre cualquier herramienta y servicio a través de API.
Por ejemplo, puedes combinar un sistema CRM, un servicio de boletines por correo electrónico, mensajeros de empresa, un sistema de gestión de proyectos, bases de datos y mucho más que esté incluido en la infraestructura informática de tu empresa. Así, simplificarás el trabajo a tus empleados y les guiarás suavemente en sus tareas, teniendo en cuenta los factores externos que puedan influir en el resultado final.
Mira cómo funciona:
Crea escenarios de cualquier complejidad, con cualquier desencadenante, el resultado en cualquier caso será el que desees: sin retrasos, errores ni incoherencias. Puedes obtener más información sobre las características de esta herramienta avanzada aquí.
Ya hemos hablado brevemente de las ventajas de la gestión del flujo de trabajo. En este párrafo, vamos a revelarlas con más detalle para comprender si es una necesidad urgente para tu empresa.
Pero cómo gestionar eficazmente el flujo de trabajo, te preguntarás. Para entenderlo, revisemos las mejores prácticas en la gestión del flujo de trabajo. Ya hemos hablado anteriormente de la importancia de la automatización, que se consigue mediante la implantación de soluciones de software especializadas como Latenode.
Sin embargo, también es esencial respetar los principios básicos de tu proceso de gestión del flujo de trabajo:
Esperamos haberte ayudado a determinar lo importante que es la gestión del flujo de trabajo para tu empresa. Además, te hemos proporcionado ideas que puedes utilizar como punto de partida para conseguir optimizar las operaciones de tu empresa.
Al mismo tiempo, puedes conseguir resultados aún mejores y más rápidos introduciendo la aplicación Latenode , uno de los mejores sistemas de flujo de trabajo. Con sus potentes capacidades de visualización (se trata de una solución sin código), su facilidad de integración y la gestión automática de errores, esta herramienta de gestión del flujo de trabajo de procesos garantizará una interacción perfecta entre los servicios y aplicaciones que tú y tus empleados utilizáis para realizar vuestras tareas habituales. Regístrate en Latenode y tendrás la oportunidad de experimentar gratuitamente las ventajas de este sistema de flujo de trabajo.
La gestión de flujos de trabajo y procesos es el conjunto de normas, mejores prácticas y enfoques destinados a resolver los problemas típicos a los que suelen enfrentarse la mayoría de las organizaciones, como la presencia de errores en las operaciones de trabajo, la insuficiente productividad de los equipos y los elevados costes de realización de las tareas laborales. Para gestionar eficazmente los flujos de trabajo, debes considerar la introducción de herramientas de automatización, la implantación de métricas de rendimiento y normas de calidad, y la mejora y optimización continuas basadas en los análisis resultantes.
Los dos tipos principales de un proceso de flujo de trabajo son el paralelo (en el que los miembros del equipo pueden completar sus tareas de forma sincronizada entre sí) y el secuencial (en el que ninguno de los miembros del equipo puede comenzar su trabajo hasta que se haya completado la etapa anterior).
Un sistema de gestión de flujos de trabajo es una solución digital destinada a automatizar operaciones empresariales concretas y a consolidar los datos y recursos que intervienen en dichas operaciones. Si estás pensando en implantar un sistema de este tipo en tu infraestructura informática, consulta la aplicación Latenode .
