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Empresa y productividad
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Alex Garkavenko
Desarrollador Senior y Embajador de Latenode
17 de diciembre de 2023
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Puntos clave:
Un Sistema Informatizado de Gestión del Mantenimiento (GMAO) es una herramienta informática que ayuda a las organizaciones a gestionar eficazmente sus operaciones de mantenimiento. Agiliza la programación, el seguimiento y la supervisión de las actividades de mantenimiento, los equipos y los recursos, ofreciendo información vital para la toma de decisiones y las mejoras operativas. La GMAO se utiliza ampliamente para la gestión de activos, la programación del mantenimiento preventivo, la gestión de órdenes de trabajo y el control de inventarios, resultando esencial para mejorar la longevidad y el rendimiento de los activos físicos.
Un GMAO, o Sistema Informatizado de Gestión del Mantenimiento, sirve de centro digital para gestionar las tareas de mantenimiento y las órdenes de trabajo de reparación de las instalaciones, sustituyendo eficazmente los anticuados métodos basados en papel. Este sistema agiliza el proceso de asignación de tareas a un técnico y el seguimiento del progreso de las reparaciones. Este salto tecnológico mejora la gestión de las órdenes de trabajo dentro de la instalación, garantizando que las operaciones de mantenimiento y el procesamiento de las órdenes de trabajo estén meticulosamente organizados y que se realice un seguimiento más fácil de las órdenes de trabajo. Adoptar un GMAO eMaint se traduce en una mayor eficiencia para las empresas de instalaciones que buscan optimizar sus flujos de trabajo de mantenimiento, la gestión de activos de producción y las estrategias de implementación.
Con la llegada del software de mantenimiento, las empresas pueden aprovechar ahora el poder del análisis de datos y la automatización para abordar preventivamente los problemas de los equipos antes de que se agraven, abandonando las prácticas de mantenimiento reactivo. Este avance permite a los equipos de mantenimiento de instalaciones gestionar eficazmente sus operaciones. La transición del mantenimiento reactivo al proactivo mediante estas soluciones de software de emaint no sólo reduce el tiempo de inactividad en la producción, sino que también prolonga la vida útil de los valiosos activos de infraestructura dentro del entorno de la aplicación. Entender qué es un GMAO (sistema de gestión del mantenimiento) y utilizar todo su potencial resulta crucial para el mantenimiento de las instalaciones en las estrategias operativas modernas. Los equipos de mantenimiento pueden aprovechar el software de mantenimiento para mejorar la eficiencia y la eficacia.
Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO), como eMaint, es esencial para agilizar la gestión de activos, el procesamiento de órdenes de trabajo, el control de inventarios y la coordinación de los equipos de producción y la gestión de piezas. Estos sistemas mejoran la eficacia de la producción y reducen los costes en diversos sectores al agilizar los flujos de trabajo de los equipos de mantenimiento y minimizar las prácticas de mantenimiento reactivo mediante la implantación de un software de mantenimiento avanzado.
La gestión de activos es la columna vertebral de una GMAO. Implica el seguimiento del ciclo de vida de producción de las piezas para optimizar su uso, ayudar a gestionar eficazmente las actividades de mantenimiento y apoyar a los equipos en la utilización de los activos. Con una GMAO, los equipos de producción pueden supervisar las condiciones de los activos, programar el mantenimiento preventivo de las distintas piezas y minimizar el tiempo de inactividad. Este software de mantenimiento proporciona un sistema centralizado para los equipos de mantenimiento, ofreciendo registros detallados del historial de cada activo, incluidas las fechas de compra, la información sobre la garantía, los registros de servicio y la depreciación. Facilita tanto el mantenimiento reactivo como la conexión de mantenimiento para una gestión eficaz de los activos.
Por ejemplo, en las plantas de fabricación en las que el tiempo de actividad de la maquinaria es fundamental para la productividad, los equipos de mantenimiento utilizan un GMAO mediante la conexión de mantenimiento para garantizar que los activos se revisan con regularidad para evitar averías inesperadas. Los datos recopilados proporcionan a los equipos de mantenimiento la información necesaria para la conexión de mantenimiento, lo que permite a los responsables tomar decisiones informadas sobre cuándo reparar o sustituir un activo basándose en análisis de costes y beneficios.
La gestión de órdenes de trabajo en una GMAO simplifica la asignación de tareas a los equipos de mantenimiento, optimizando la conservación de los activos. Realiza un seguimiento de cada paso, desde el inicio hasta la finalización. Cuando un activo requiere atención debido a un problema o a un mantenimiento rutinario, los equipos generan una orden de trabajo detallando la tarea en cuestión.
A continuación, el sistema de conexión de mantenimiento asigna el trabajo del activo a los miembros disponibles del equipo de mantenimiento en función de las habilidades y la carga de trabajo, garantizando una distribución eficaz entre los equipos. Las actualizaciones del progreso permiten al equipo de mantenimiento supervisar las operaciones de los activos en tiempo real, al tiempo que garantizan la responsabilidad, ya que todas las acciones se registran en el sistema. En los centros sanitarios, donde la fiabilidad de los equipos puede ser vital, un equipo de mantenimiento especializado garantiza que las reparaciones de los activos se prioricen adecuadamente y se aborden con rapidez.
El control del inventario es otro aspecto crucial de la funcionalidad de la GMAO. Un activo de inventario bien gestionado garantiza que las piezas de repuesto y los materiales estén disponibles cuando se necesiten, sin exceso de existencias, lo que inmoviliza capital innecesariamente. El software de gestión de activos hace un seguimiento de los patrones de uso y reordena automáticamente los suministros antes de que se agoten.
Esta función de gestión de activos también evita el hurto al mantener registros precisos de los niveles de inventario de activos, que pueden cotejarse periódicamente con los recuentos de activos físicos. Por ejemplo, en las grandes cadenas hoteleras en las que hay que hacer un seguimiento de numerosos activos -desde la ropa de cama hasta las bombillas-, el control eficaz del inventario de estos activos mediante un GMAO evita contratiempos operativos relacionados con la falta de existencias o los excesos.
Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) aumenta la eficacia operativa y reduce los costes programando el mantenimiento preventivo. También mejora el cumplimiento y la seguridad mediante un seguimiento meticuloso.
Implantar una GMAO puede agilizar considerablemente las operaciones de mantenimiento de una organización. Este software centraliza los datos, permitiendo el seguimiento en tiempo real de los activos, las órdenes de trabajo y los niveles de inventario. Con toda la información necesaria a su alcance, los equipos de mantenimiento pueden responder rápidamente a los problemas de los equipos antes de que se conviertan en costosas paradas. Por ejemplo, una planta de fabricación que utilice GMAO puede ver una reducción de las averías de las máquinas gracias a las intervenciones oportunas basadas en los análisis del sistema.
Además, el software de GMAO suele incluir funciones móviles que permiten a los técnicos acceder a la información sobre la marcha. Esta flexibilidad significa que pueden ver los detalles de las órdenes de trabajo, actualizar el estado de los trabajos e incluso pedir piezas directamente desde el campo. Como resultado, se pierde menos tiempo en papeleo o en viajes innecesarios a la oficina.
El mantenimiento preventivo es una de las formas más eficaces de evitar reparaciones costosas y prolongar la vida útil de la maquinaria. Una GMAO lo facilita automatizando la programación de actividades de mantenimiento periódicas basadas en intervalos de tiempo o umbrales de uso. De este modo, se asegura de que ninguna inspección o servicio crítico se pase por alto.
En términos financieros, este enfoque proactivo da buenos resultados. Las estadísticas muestran que el mantenimiento preventivo puede reducir los costes entre un 12% y un 18% en comparación con las estrategias de mantenimiento reactivo. Como la GMAO proporciona registros detallados de actividades y gastos de mantenimiento anteriores, los gestores pueden analizar estos datos para identificar oportunidades de ahorro.
Los reglamentos de seguridad y las normas de cumplimiento son primordiales en muchas industrias; su incumplimiento puede acarrear no sólo repercusiones legales, sino también poner en peligro la vida de los empleados. Una GMAO robusta ayuda a las organizaciones a cumplir estas normativas manteniendo registros detallados de todas las tareas de mantenimiento realizadas en cada equipo.
Estos registros sirven como prueba de cumplimiento durante las auditorías e inspecciones, al tiempo que proporcionan información sobre posibles riesgos para la seguridad antes de que se produzcan accidentes. Por ejemplo, si un determinado tipo de equipo requiere con frecuencia reparaciones debido a problemas de seguridad detectados durante las comprobaciones rutinarias registradas en el sistema, la dirección puede tomar medidas preventivas, como formación adicional para los operarios o incluso la sustitución total de la maquinaria peligrosa.
Comprender la funcionalidad y las capacidades de los sistemas GMAO es crucial para una gestión eficaz del mantenimiento. Estos sistemas ofrecen generación automatizada de órdenes de trabajo, informes en tiempo real, herramientas de análisis y acceso móvil para agilizar las operaciones de las instalaciones.
Las plataformas de GMAO revolucionan la gestión de las órdenes de trabajo. Eliminan la introducción manual automatizando el proceso. Cuando surge un problema con un activo, el sistema genera rápidamente una orden de trabajo. Esta función garantiza un mantenimiento puntual, minimiza el tiempo de inactividad y mejora la productividad.
Por ejemplo, si una máquina de la planta de producción empieza a funcionar fuera de los parámetros establecidos, el GMAO puede crear automáticamente una orden de trabajo. El equipo correspondiente recibe una notificación instantánea para abordar el problema con rapidez.
Las decisiones basadas en datos son fundamentales en la gestión moderna del mantenimiento. Los sistemas GMAO vienen equipados con sólidas herramientas de análisis que proporcionan información sobre las operaciones. Los gestores de instalaciones pueden hacer un seguimiento de las métricas de rendimiento e identificar tendencias mediante estos informes en tiempo real.
Estos análisis ayudan a predecir posibles fallos antes de que se produzcan. Analizando los datos históricos de los perfiles de los activos, los gestores pueden programar eficazmente el mantenimiento preventivo.
Un estudio de caso podría ilustrar cómo una planta de fabricación redujo la tasa de fallos de sus equipos en un 25% tras implantar una GMAO con grandes capacidades analíticas.
La posibilidad de gestionar las tareas de mantenimiento sobre la marcha es otra ventaja significativa del software de GMAO. El acceso móvil permite a los técnicos ver y actualizar las órdenes de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento utilizando sus teléfonos inteligentes o tabletas.
La funcionalidad móvil también permite capturar fotos o vídeos de los problemas para adjuntarlos directamente a las órdenes de trabajo dentro del sistema. Esta función mejora la comunicación entre los equipos y acelera la resolución de los problemas notificados en todas las instalaciones.
Seleccionar el Sistema Informático de Gestión del Mantenimiento (GMAO) adecuado es crucial para optimizar los procesos de mantenimiento y garantizar el éxito a largo plazo. La sección anterior destacaba las características clave de los sistemas de GMAO; ahora, centrémonos en cómo elegir el mejor adaptado a tus necesidades.
La escalabilidad es primordial a la hora de elegir una GMAO. El software que elijas debe crecer junto a tu empresa sin causar interrupciones ni requerir costosas actualizaciones. Al principio, puede que no necesites todas las funciones avanzadas, pero a medida que tu empresa crezca, tu GMAO debe adaptarse sin problemas.
Busca proveedores de software que ofrezcan soluciones modulares. De este modo, puedes empezar con las funcionalidades básicas e ir añadiendo otras más complejas a medida que las necesites. Por ejemplo, puedes empezar con el seguimiento de activos y la programación del mantenimiento preventivo, y más adelante incorporar la gestión de inventarios a medida que se amplíen tus operaciones.
Considera la posibilidad de prepararte para el futuro seleccionando un proveedor que actualice regularmente su software. Las actualizaciones periódicas garantizan que te beneficies de los últimos avances tecnológicos y que mantengas la compatibilidad con las cambiantes normas del sector.
La interfaz de usuario (UI) de una GMAO puede hacer o deshacer su eficacia. Una interfaz complicada puede desanimar al personal y reducir el valor del sistema. Elige una GMAO con una interfaz intuitiva que simplifique la formación y fomente un uso coherente en distintos niveles de competencia técnica.
Aquí tienes algunas características de la IU que debes buscar:
Un software con una interfaz de usuario fácil de usar conducirá probablemente a mayores tasas de adopción dentro de tu equipo. También se traduce en menos tiempo dedicado a la formación y más tiempo aprovechando las ventajas del sistema.
Las capacidades de integración son fundamentales para garantizar que una nueva GMAO funcione bien con los sistemas existentes en tu organización. Una integración adecuada elimina los silos de datos, mejora la comunicación entre departamentos y agiliza los flujos de trabajo.
Al evaluar las posibles opciones de software:
Algunos ejemplos son la integración con software de contabilidad para el seguimiento financiero o la conexión con sistemas de automatización de edificios para alertas en tiempo real sobre el estado de los equipos.
Un Sistema Informático de Gestión del Mantenimiento (GMAO) desempeña un papel fundamental en el mantenimiento preventivo y la supervisión del estado. Ayuda a los responsables de mantenimiento a programar revisiones periódicas de los equipos, predecir posibles fallos y aplicar estrategias de mantenimiento proactivas.
Una función básica de la GMAO es agilizar la programación de las actividades de mantenimiento periódico. Este software garantiza que todos los equipos reciban las inspecciones oportunas, reduciendo la probabilidad de averías inesperadas. Configurando un calendario dentro del sistema, los responsables de mantenimiento pueden automatizar los recordatorios de las próximas revisiones.
Integrar herramientas de monitorización del estado con una GMAO permite a las instalaciones pasar de prácticas de mantenimiento reactivas a proactivas. Este enfoque reduce el tiempo de inactividad al abordar los problemas antes de que se conviertan en problemas graves.
Una de las ventajas más significativas de utilizar una GMAO es su capacidad para predecir posibles fallos del equipo mediante el análisis de los datos de mantenimiento. El sistema recopila y analiza datos de diversas fuentes, lo que permite realizar análisis predictivos que alertan al personal de posibles problemas antes de que se produzcan.
Los GMAO, o Sistemas Informatizados de Gestión del Mantenimiento, son herramientas integrales para diversas industrias que buscan optimizar sus operaciones de mantenimiento. La adaptabilidad de estos sistemas les permite servir a una amplia base de usuarios, desde la industria manufacturera a la sanidad.
La fabricación, la sanidad y la gestión de instalaciones son los principales sectores que utilizan GMAO. En la fabricación, el tiempo de actividad de los equipos es fundamental; por eso, una GMAO ayuda a evitar el tiempo de inactividad mediante el mantenimiento programado y la supervisión del estado. Este enfoque proactivo garantiza que la maquinaria funcione con la máxima eficiencia y minimiza las averías inesperadas.
Los centros sanitarios confían en las GMAO para mantener los equipos médicos y garantizar el cumplimiento de las estrictas normas reglamentarias. Un sistema bien implantado puede hacer un seguimiento del historial de mantenimiento y facilitar las auditorías, contribuyendo significativamente a la seguridad del paciente.
La gestión de instalaciones abarca una amplia gama de empresas responsables del mantenimiento de infraestructuras como edificios de oficinas, escuelas y espacios comerciales. Aquí, la GMAO agiliza tareas como la gestión de la energía, la optimización del espacio y la programación del mantenimiento del edificio.
La flexibilidad del software de GMAO reside en su capacidad para adaptar las funcionalidades a las necesidades específicas del sector. Por ejemplo:
Esta versatilidad demuestra cómo puede configurarse una GMAO para responder a demandas operativas únicas en distintos segmentos del mercado.
Las pequeñas empresas reconocen cada vez más el valor de integrar la GMAO en sus operaciones. A medida que crecen en complejidad y escala, se acentúa la necesidad de una asignación eficaz de los recursos. Adoptar una GMAO permite a las pequeñas empresas:
Esta tendencia refleja la comprensión de que invertir en estos sistemas puede reportar beneficios económicos a largo plazo, al evitar costosas reparaciones y tiempos de inactividad.
Implantar un Sistema Informático de Gestión del Mantenimiento (GMAO) puede revolucionar las operaciones de mantenimiento. Sin embargo, maximizar su potencial requiere prácticas estratégicas centradas en la formación, la integridad de los datos y las métricas de rendimiento.
Para que una GMAO sea eficaz, los usuarios deben comprender cómo navegar por el sistema y utilizarlo plenamente. Esto significa invertir en programas de formación completos que se adapten a todos los niveles de usuarios de una organización. La complejidad del software de GMAO varía, pero cada usuario debe comprender las funciones esenciales relacionadas con su papel. Por ejemplo, los técnicos deben ser expertos en registrar órdenes de trabajo con precisión, mientras que la dirección debe ser capaz de interpretar los informes de mantenimiento con eficacia.
La formación no debe ser algo puntual. Es vital ofrecer asistencia continua y cursos de repaso a medida que se actualiza el sistema o se lanzan nuevas funciones. Los estudios de casos han demostrado que las organizaciones con culturas de aprendizaje continuo experimentan menos errores operativos y una mayor eficacia general en sus procesos de mantenimiento.
Los datos son la savia de cualquier GMAO; por tanto, deben mantenerse prístinos. Las auditorías rutinarias de datos son cruciales para mantener la integridad de los datos dentro del sistema. Estas auditorías ayudan a identificar incoherencias, entradas incompletas o registros erróneos que podrían sesgar los análisis y los procesos de toma de decisiones.
Debe establecerse un calendario regular de auditorías -mensuales o trimestrales- para revisar toda la información introducida. Durante estas auditorías, las discrepancias pueden corregirse rápidamente, garantizando que los informes generados por el GMAO reflejen un estado exacto de las actividades de mantenimiento. Esta diligencia contribuye significativamente a una toma de decisiones informada y a una planificación estratégica basada en datos fiables.
Establecer Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) claros es esencial para medir la eficacia de una GMAO dentro de la estrategia de mantenimiento de una organización. Los KPI pueden incluir métricas como el tiempo medio entre fallos (MTBF), el tiempo medio de reparación (MTTR) o la eficacia general de los equipos (OEE). Controlando de cerca estos indicadores, las empresas pueden evaluar hasta qué punto la GMAO ayuda a reducir el tiempo de inactividad y a aumentar la productividad.
Los objetivos mensurables también motivan a los equipos a mejorar continuamente su rendimiento. Sirven como puntos de referencia para medir el progreso a lo largo del tiempo, una herramienta inestimable para justificar la inversión en iniciativas de mantenimiento y demostrar la rentabilidad de la utilización de una plataforma de GMAO.
Elegir entre una GMAO local o en la nube puede afectar al coste, la accesibilidad y la seguridad. Es crucial que las organizaciones tengan en cuenta estos factores en relación con sus necesidades.
Las soluciones de GMAO in situ suelen requerir una importante inversión inicial. Esto incluye los costes de los servidores, la infraestructura física y las licencias de software. Las empresas también deben tener en cuenta los gastos corrientes, como el mantenimiento y el personal de soporte informático.
En cambio, los servicios de GMAO en la nube suelen funcionar con un modelo de suscripción. Este enfoque reparte los costes en el tiempo, lo que lo hace más manejable para las empresas. No se necesitan grandes infraestructuras físicas, ya que los datos se almacenan a distancia.
La accesibilidad es un diferenciador clave entre las dos soluciones. Las plataformas de GMAO basadas en la nube brillan por su capacidad de proporcionar acceso remoto a través de dispositivos móviles o cualquier ordenador conectado a Internet.
Esta flexibilidad permite a los equipos de mantenimiento utilizar apps o aplicaciones móviles para gestionar activos físicos desde cualquier lugar y en cualquier momento. La disponibilidad de los activos se ve menos limitada por la ubicación, lo que aumenta la eficiencia.
Los sistemas in situ carecen de este nivel de accesibilidad. Normalmente se limitan a la red local donde están instalados. El acceso fuera de esta red puede ser complicado y a menudo requiere una configuración y medidas de seguridad adicionales.
La seguridad de los datos sigue siendo una de las principales preocupaciones de las empresas a la hora de implantar cualquier sistema que maneje información confidencial. Las soluciones locales ofrecen control sobre la seguridad de los datos porque la empresa es propietaria de todos los aspectos de las medidas de seguridad físicas y de red.
Sin embargo, mantener altos niveles de seguridad requiere una gran experiencia e inversión en la integración de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y otros protocolos de seguridad.
Los proveedores de GMAO en la nube suelen invertir mucho en la seguridad de sus plataformas, ya que su negocio depende de ello. Pueden ofrecer funciones de seguridad avanzadas que podrían ser demasiado costosas o complejas para que las empresas individuales las implementen por su cuenta.
Además, los proveedores de nube reputados actualizan regularmente sus sistemas contra las amenazas emergentes, lo que proporciona una capa adicional de protección sin esfuerzo extra por parte del cliente.
La transición de los modelos tradicionales de licencias al Software como Servicio (SaaS) está transformando la gestión del mantenimiento. Este cambio ofrece a los gestores de mantenimiento un ahorro de costes, un mejor soporte y una mayor funcionalidad.
Los responsables de mantenimiento se están dando cuenta de que el modelo de suscripción inherente a las soluciones SaaS ofrece una rentabilidad significativa frente a las cuotas tradicionales de las licencias de software. En lugar de grandes costes iniciales, las organizaciones pueden pagar una cuota mensual o anual predecible que cubre el uso y a menudo incluye asistencia al cliente y actualizaciones de software. Este enfoque alinea los gastos con el uso real y evita la carga financiera del gasto de capital en software.
Un ejemplo es cómo se pueden gestionar más eficazmente las tareas de mantenimiento programadas. Con un GMAO (Sistema Informático de Gestión del Mantenimiento) basado en suscripción, las empresas sólo pagan por lo que necesitan cuando lo necesitan. Pueden aumentar fácilmente durante los periodos punta o reducirlo si es necesario, garantizando que los costes de mantenimiento estén siempre en consonancia con las demandas operativas actuales.
Una gran ventaja de las soluciones SaaS es su capacidad para actualizarse automáticamente sin requerir la intervención del personal informático. Esto garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a las últimas funciones y parches de seguridad, lo que contribuye a mejorar la salud de los activos y reduce el tiempo de inactividad causado por problemas de software.
Para el mantenimiento de activos, esto significa que es menos probable que los sistemas encuentren problemas de compatibilidad o fallos que puedan interrumpir las operaciones. A medida que se dispone de nuevas funcionalidades, se integran perfectamente en los flujos de trabajo existentes sin ninguna inversión o esfuerzo adicional por parte del usuario.
SaaS facilita una asistencia superior al proveedor y una mejora continua en comparación con las soluciones tradicionales in situ. Los proveedores pueden supervisar el rendimiento del sistema a distancia y ofrecer asistencia oportuna cuando sea necesario. También recopilan comentarios de toda su base de clientes para informar sobre los esfuerzos de desarrollo en curso.
Esta relación entre proveedores y responsables de mantenimiento conduce a un entorno simbiótico en el que ambas partes colaboran para mejorar las capacidades del sistema. También permite disponer de herramientas de análisis predictivo dentro de las plataformas de GMAO que ayudan a prever las necesidades futuras de mantenimiento basándose en datos históricos, un recurso inestimable para planificar eficazmente el mantenimiento programado.
Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) es una herramienta fundamental en el ámbito de la gestión del mantenimiento, ya que integra funciones completas diseñadas para agilizar las operaciones. Consolida datos, mejora las estrategias de mantenimiento preventivo y fomenta la toma de decisiones informadas en diversos sectores. La adopción de software de GMAO, ya sea local o basado en la nube, significa un compromiso con la excelencia operativa y la optimización de recursos. Adoptar el cambio hacia modelos de Software como Servicio (SaaS) subraya aún más la evolución hacia soluciones de mantenimiento más flexibles y escalables.
Se anima a las organizaciones que quieran reforzar sus procesos de mantenimiento a que tengan en cuenta las ideas compartidas sobre la selección de GMAO y las mejores prácticas. Dar prioridad a las funciones alineadas con las necesidades de la organización y adherirse a protocolos de uso eficientes permite a las entidades aprovechar todo el potencial de las plataformas de GMAO. Para seguir avanzando en la gestión del mantenimiento, las partes interesadas deben explorar opciones de GMAO a medida que se ajusten a las demandas específicas de su sector. Además, Latenode ofrece recursos completos y asesoramiento experto sobre soluciones de GMAO, orientando sobre las últimas tendencias y las mejores prácticas en este campo. Aprovechar los conocimientos de Latenodepuede ser decisivo para tomar decisiones informadas y optimizar las estrategias de mantenimiento.
